通常異地進行會議基本上委托當地機構代理，車輛調度觸及到主辦者與代理方的溝通，還觸及到會議進行地的車源問題。

對于主辦方，通常只提出用車請求及安排請求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數目、行走時間及線路等等。

因此，主辦方應當提前告訴代理方相對準確的與會者到達時間、人數、此時間段內到達客人的身份及車輛使用標準，并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采用的彌補措施及愿意為此承擔的代價。

重要的性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較，若是在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，若是在異地進行，那么車輛調度就需要好好研究。